図書館の本棚

データベースの理解から

会社の会計システムから、必要な情報を入力すれば欲しいレポートが何でも出力されるのなら、面倒くさい知識も要らないと思います。只、実際にはシステムがいくら万能でも、初期設定や仕様を変更する際には、IT担当やシステム会社のエンジニアに全てを任せるのではなく、財務会計責任者が自身の意見を主張しなければ、最適なシステムが組めない場面が出て来ると思います。システム購入時にどのモジュールを入れるか、自社仕様にカスタマイズするか、出力する帳票をどうするかなどで、見積価格は大きく変わるし、導入後の業務の幅にも影響を及ぼす事になります。

日頃から、財務会計担当者はデータベースの概念を意識して、データを集計しレポートを作成する事は大切な事で、身近なエクセルの作業を通して、その基礎を学んでいく事が有効になります。エクセルの表にベタ打ちで資料を作成するのではなく、データベースをどのように利用したら業務がスマートに回せるかを理解し、又、それに伴うエクセル周りの新しい機能を知る事で、業務効率は改善されて行きます。

代表的なデータベースの種類であるリレーショナルデータベースは、Excelのような表の形式でデータを管理するタイプです。エクセルでいうシートを「テーブル」といい、列を「フォールド」、行を「レコード」と呼びます。フィールドには項目が入り、レコードには項目ごとに該当するデータが入ります。

データベースに格納されているデータを操作するには、コンピュータ上でデータベースを管理するシステム(DBMS:Database Management System)が必要で、そのDBMS上では、SQL等のデータベースと対話する言語により、データの追加や削除、並べ替えなど様々な命令を行っていきます。

 

データベース管理システム(DBMS)の代表的な製品としては、"Oracle Database" や"SQL Server"、更にオープンソースでは"MySQL", "PostgreSQL", "SQLite"などがあります。最近では、AWS(Amazon Web Services)やGoogle Cloudなどでは、独自のデータベースを開発し提供しています。

財務スタッフに身近な処で、Microsoft社のAccessは、サーバ等に接続せずとも単体でデータベースとして動作するアプリケーションです。データ操作にSQLを書く必要がなく、ヴィジュアルで操作できるという特徴を持ちます。エクセルのテーブルで対応できない場合の選択肢になります。

 

【エクセル データベースの作成】

エクセルは表計算ソフトですが、簡易的なデータベース機能が備わっており、作成した表をデータベースとして扱えます。データベースの作成する手順は、以下の通りです。

・作成する目的を明確にし、データベース化する項目を定める

 

・案件管理データを表形式に配置し、書式(3桁区切りや小数点、日付型)、入力形式(揺らぎ防止のプルダウン化など)を設定する

 

・テーブル機能を使ってエクセルデータベースを完成させる

 

そして、以下の点に注意して、データベースを作成します。

・主キーの設定; 各テーブルに必ず一つ存在。データを識別するために設定する。

・正規化のルール;正規化とはテーブルを分解して冗長性をなくしていく事

・先頭行は項目名(タイトル行)にする事

・データは必ず1行1件にする事

エクセルのデータベースでは、テーブルの書式に設定する事が有用であり、以下の機能が利用できます。

1、フィルターやスライサーによるデータ抽出

2、ピポットテーブルによる集計

3、グラフ描画

4、入力用の画面をフォームで作成

一般的なデータベース管理システム(DBMS)において、例えばSQLのデータ操作言語でデータを検索・追加・更新・削除する命令文を使いますが、一方で、エクセルのテーブル機能やデータべース関数は、そこまでの操作性はありません。従って、エクセルのテーブルを活かすには、ピポットテーブルによる集計が有効になりますので、ピポットテーブルを使いこなせる事が必須になります。